从每月上万条报销数据到“干掉报销” 这家老牌建筑工程企业掌握了支出管理的“胜

　　每月处理上万张报销数据及凭证,统共需要几名财务才能完成?一家老牌建筑工程企业中电建设,给出的答案是只需2名。

　　这家企业就是中电建设系统工程有限公司(CESEC,简称“中电建设”),其隶属于中国电子信息产业集团有限公司,其前身是1975年成立的中国通讯工程公司。在2016年重组分立。

　　中电建设承继高科技工程板块优势资源,紧跟现代数字城市建设步伐,在大健康、数据中心、半导体、新能源、国防科工等领域占据优势,专业提供工程咨询、工程设计、项目管理、设备采购、建造安装、设施运行维护等全方位专业承包和工程总承包服务,致力于成为高科技产业细分领域系统服务商。

　　通过坚定地走“支出管理数字化升级”的道路,如今这家企业仅需2名财务便能处理全公司近千名员工的报销,而且基本不用加班。从每月全国各地、上万条费用报销数据的分散化管理,到直接“干掉报销”,这家老牌建筑工程企业已先于行业掌握了支出管理的胜负手。

　　01 每月处理上万条费用报销只是“小场面”

　　“目前,我们每月上万条费用报销的审核和处理,只需2名会计财务就能搞定。”中电建设总会计师吴尉自豪地表示道。但这如果放在以前,是想都不敢想的事情。

　　中电建设在新能源、数据中心等高科技工程业务的战略倾斜迅速为这家企业带来业务的快速起量,在全国各地承接了近百个建筑工程项目。可每个工程项目都是“复杂体”,费用支出类目庞杂,包括但不限于建筑原材料的采购、分包队伍竞标及选定、项目现场临时搭建活动板房等,更是包含工程人员频繁出差产生的大量差旅支出。

　　作为一家建筑工程公司,80%的工程人员占比对中电建设虽然不是稀奇事,但如何管理大量工程人员日渐增长的费用支出,便成为了该公司财务团队面对的新课题。

　　“中电建设的项目遍布全国各地,且不同地区特点不一,总部财务要去管理分散项目团队的费用支出,其实面临很大挑战。”吴尉表示。在使用分贝通之前,中电建设的工程人员只能通过“老办法”先自行垫资后报销,还要把整理好的报销统一寄给总部财务。正因如此,在业务增速带来费用支出大的趋势下,基本每个月,财务团队管理员工报销的专员都会收到非常多的报销单。财务需要尽快进行审核,如果遇到一些问题发票,还需要反复沟通再寄回,实在是费时费力。

　　这种状况在中电建设使用分贝通平台后,得到了明显改善。“我们的员工可以通过分贝通App内完成机票、酒店、火车、用车等多场景的高频因公消费,不用垫资也不用报销了;事前管控及规则前置模式,也让审批流程也更加完善、高效、可控。”中电建设财务管理部经理陈华添表示。

　　不仅如此,原本财务审核借款和核销数据匹配等巨大的工作量也显著减轻。“我们一般的业务量可能每个月大概要有一万多条数据,如果这些数据不是通过分贝通‘干掉报销’这样一个模式来解决的话,那可能就会变成1万多张的凭证,这个量其实是非常大的,所以我们现在虽然规模这么大,但只需要两名同事管理报销就足够了。”吴尉这样表达。

　　02 一些“暂时无法被干掉”的报销管理起来更得心应手

　　解决了异地报销、报销量大的问题,特殊情况下产生的费用支出管理也一直让中电建设头疼不已。

　　“由于中电建设的一些建筑工程项目分布在相对偏远的地区,常见的线上消费场景如用车,甚至是临时材料采购需求,只能在线下完成。”

　　中电建设财务管理部副经理魏朋介绍道。可脱离管控式的支出也常常让财务感到头疼。比如根据差旅信息看到某员工是去上海出差,但报销中却“混进了”成都的餐票。由于中电建设的报销系统和申请系统、预算管理系统相互割裂,财务一方面无法拒绝“看似合理理由下,支出不透明”的报销申请,另一方面消费管控也容易存在盲点。

　　具体到日常管理中,陈华添表示,中电建设以往的费用报销呈现三个特点:第一,审核周期较长,一般需要1-2周;第二,票据审核压力大,通常需要财务人员凭经验人工校验合规性;第三,对票据的附件整理和完整性要求较高,不支持跨项目报销。

　　虽然分贝通以场景聚合优势实现了90%场景的干掉报销,但仍有如上述情况在内的10%需要报销解决。如今,分贝通不断完善费用报销解决方案,通过OCR技术自动、多维度校验发票合规性,能够大大提升财务处理效率;更支持混合报销,即一趟行程中,不同垫资方式的因公支出通过一份核销单即可搞定,在帮助员工省去按费用类别报销麻烦的同时,真正帮企业推动员工完成“一事一报”,减少跨项目报销,每趟差旅支出也更透明、可控。

　　此外,很多员工更适应电脑填写报销的方式,在分贝通他们可以通过PC+手机双端完成报销,双端数据还会实时同步,随时切换报销姿势也非常灵活,效率更高。

　　针对消费管控的问题,其关键是解决员工对企业差旅规则理解不一,预算意识弱等问题,因此消费常超支的情况也时有发生。通过干掉报销模式,分贝通能帮助企业更多员工主动于分贝通App内消费,那些之前理解不了的差旅政策,现在轻松遵守。如遇超规消费,员工只需灵活、快捷的申请,通过后便可继续完成消费。“对于超规消费部分,企业可通过灵活配置安排员工个人支付或企业支付。这一方式极大改变了传统预算管控的滞后性,不再是先花再管,而是管与花并行,还能实时预警超支情况。”魏朋这样说。

　　03 数据分析除了行为洞察还能发现员工身上的闪光点

　　企业财务管理数字化升级的重要性,不单单是解决支出不透明、报销量太大等问题,更体现在充分调动支出数据未被开发的价值上。但这一切的基础源自足够全面的数据覆盖。

　　“使用分贝通一段时间后,通过平台提供的覆盖机票、酒店、火车等商务消费场景的覆盖,以及费用报销模块,我们惊喜地发现,员工越来越多的消费数据沉淀在分贝通系统内”,陈华添谈到,“这则帮助财务团队实现了更全面、直观、及时了解费用支出情况的核心诉求。”

　　在原来,事后管控的方式,员工支出的数据难免掺杂水分,再加上预算和支出的不均衡,用事后收集到的数据分析其实没有任何意义。“申请和管控之间如果没有关联,哪里预算需要调整,哪里更有节省空间,我们也无法明确”,魏朋解释道。其实在今年一季度,中电建设便有意自己搭建数据分析能力,可这种能力的建设是个大工程,当前的团队没有额外精力应付。“正当我们一筹莫展的时候,分贝通上线了在线数据分析功能,我们沉淀在分贝通平台数据的价值真正意义上被调动起来。”魏朋提到。

　　以酒店差标制定为例。通常财务团队在一开始无法一下就对酒店价格情况有全面的了解,导致不同酒店住宿标准的制订,总和实际情况有一些出入。“北上广的酒店到底有没有想象中那么贵?哪些酒店员工更喜欢选择...在尝试了解员工的这件事上,我们从不马虎。”通过分贝通在线数据分析功能,中电建设的财务已经通过大量的行为数据分析,锁定了不同城市的住宿消费标准。“现在再遇到对规则的质疑,我们摆事实讲道理,底气更足了。”魏朋表示。

　　“也正是通过在线数据分析功能对消费行为的分析,让我们还发现了员工身上的诸多闪光点。”有凌晨3点钟从项目收工回家的工程师,有凌晨4点钟起来赶飞机的销售,一个事业部的领导一个月有23天在外跑项目...“正因为他们的风雨兼程、日夜拼搏,也让我们更坚定公司发展的可期未来。”魏朋补充道。

　　“现在我们每个月都会向管理层提供员工消费行为报告,说一说我们管理中的问题,并可直接针对问题提供可落地的建议。一些建议的落实已得到印证。”陈华添指出。如今这家老牌企业通过分贝通的干掉报销模式,正在从根本上解决之前异地报销、支出不透明、预算管控力弱等需要财务大量精力投入的工作,掌握了更高效的企业支出管理胜负手。“分贝通的核心价值是干掉报销,但也不止于干掉报销。”吴尉给出了自己的见解。老板满意,员工认同,中电建设的财务团队也在逐步释放更多价值,赋能中电建设更可持续的经营。