快递100「百递云•企业快递管理SaaS」助力名创优品节省对账时间1728h

　　MINISO 名创优品

　　需求洞察

　　寄件难降本、到件难规范、对账难提效

　　名创优品自2013年在广州开设门店以来，凭借其高性价比产品、频繁推出新品以及采用加盟模式，实现了迅速扩张。截至2024年上半年，名创优品集团的全球门店数量已经超过了7000家。

　　在企业快递管理方面，面临寄件难降本、到件难规范及对账难提效的挑战。基于以上需求，名创优品急需一个集成化的快递管理系统，以简化寄件流程、提高寄件记录的准确性、增强安全性，并简化账单核对的过程，从而提升整体工作效率并改善员工体验，尤其是需将行政人员从繁琐中解放。

　　寄件难降本

　　员工缺乏统一寄件平台，原先的寄件流程为员工通过快递公司的小程序寄送包裹，然后在办公自动化(OA)系统中提单记录，这种方式导致下单与提单在两个独立的平台上操作，效率低下且容易出错。缺乏统一寄件平台，从而出现寄件记录不准确、月结账号全员开放存在外泄风险、寄件人使用花名追溯困难、部门间的费用分摊不明确等问题。这些问题不仅增加了行政管理的工作负担，也影响了公司的整体运营效率。

　　到件难规范

　　每天接收大量的快递，其中不乏匿名或隐私面单，这给前台工作人员带来了巨大的挑战，因为他们难以根据面单信息直接联系到具体的收件人。这种情况不仅造成了快递在前台的长时间滞留，降低了员工体验，还对公司的形象产生了负面影响。同时，由于缺乏严格的到件管理制度，有时会出现其他公司的快递被错误地送到名创优品的快递间，导致外部人员频繁进入公司内部区域，增加了安全风险。

　　对账难提效

　　为了更好地控制快递成本并确保每笔开支合理，公司不得不每月投入大量人力资源来核对快递账单。尤其，伴随着国际业务不断扩张，带来国际快递寄件的大量需求，却缺乏系统统一汇集国际寄件数据的工具。在没有统一管理系统的情况下，这项任务既耗时又费力，而且由于缺乏有效的审核标准，账单核对工作变得十分被动。这不仅使得账单分拆和确认过程复杂化，还可能导致费用异常情况未能及时发现。例如，公司曾因为未能及时发现快递公司的超额收费而损失超过2万元。

　　解决方案

　　企业快递管理全流程数字化

　　集成协同办公平台，寄件下单统一管理

　　「百递云·企业快递管理SaaS」支持多品牌月结账号绑定，员工使用企微/飞书账号登录系统，可以在统一入口完成寄件，下单时自动关联公司月结。此外，月结账号不再对全员公开，有效避免了因月结账号外泄而带来的一系列问题。

　　在月末与快递公司对账时，对账人员可以一键导入快递公司账单，无需手动拆分，系统会将账单留底数据与快递公司账单进行双向智能核对，并自动标记出异常订单。对账人员只需关注并处理这些异常数据，即可完成对账工作，对账完成后还可以按部门导出核算费用。

　　到件自动通知，签收留痕全程闭环

　　「百递云·企业快递管理SaaS」正式启用后，名创优品规范了所有合作快递员的派件操作。快递员通过企业快递管理APP操作OCR扫描入库，系统自动匹配收件人并发送到件通知，减轻了前台同事逐个通知员工取件的工作量。若收件人当天忘记领取，系统的自动催领功能也能及时再次通知员工领取。

　　快递员在使用企业快递管理APP进行入库操作时，能够通过扫描信息快速识别该收件人是否为名创优品的员工。

　　智能双向对账，财务自动核算

　　在采用「百递云·企业快递管理SaaS」之后，所有快递订单的状态和费用都被记录下来。下单时，系统能够自动记录实际寄件人，并自动划分费用归属，从而形成一个系统化的账本。

　　通过导入各快递公司的账单，系统能够自动进行智能核对，生成准确无误的最终账单以及各部门的账单明细。

　　企业快递管理数字化价值

　　快速消除企业快递管理盲区与生产力黑洞

　　通过本次项目的实施，名创优品实现了企业快递管理的全流程数字化，建立了寄件的统一入口，确保寄件和到件操作均可追溯，最终解决了对账难题，大幅减少了行政人员的工作负担，提升了工作效率并降低了人员流失率。

　　寄件路径完整可查，系统数据清晰明了

　　与企微/飞书协同办公平台无缝集成，实现了一套系统集中管理所有快递，企业可以随时获知员工寄件情况，方便对快递物流轨迹的统一跟踪和寄件行为的前置化管理。月结账号与企业绑定，无需对全员公开，员工无感使用月结账号完成寄件，这样做能大大降低月结账号被违规使用的风险。

　　到件管理安全规范，系统操作自动高效

　　支持快递扫码入库、面单信息自动识别，快递归属自动匹配，包裹编码自动生成，消息自动通知。同时，根据企业配置，提供自行签收、扫码签收、高拍仪出库、快递代领等多种签收方式，实现到件-通知-签收流程的闭环，方便在丢件时进行快速溯源。

　　这一操作不仅提高了快递员的派件准确性，还杜绝了外部人员频繁出入的问题，使得整个到件管理流程更加安全、规范化。解决了到件滞留问题，这也意味着极大减轻了对账人员的工作量。

　　对账效率提高，年节省1728小时

　　快递公司账单的双向核对不仅提升了账单数据的准确度，还极大提升了对账效率，每年预计可以节省1728小时的对账时间。这一改变有效缓解了因快递管理难度大导致的人力成本过高以及行政人员频繁流动的问题。

　　快递100致力于通过「百递云·企业快递管理SaaS」这个一站式企业快递管理平台，引领行政数字化升级，用数字化和智能化解放3000万行政人员，让行政从繁琐、重复、低价值、手工劳动中解脱出来，转型为规则制定者、系统规划者、分析评价者，提升成就感和价值感。